【招募】邀約面試的mail撰寫技巧-優化雇主品牌

在招募流程中,可以透過信件白紙黑字的傳達清楚的資訊給求職者
即使電話中已經達成共識,也建議寄出信件,讓對方留底以免沒有資訊回頭看
這篇文章主要分享招募流程中會需要溝通的信件,包含了信件內需要呈現的要素有哪些,也有分享範例讓大家更容易意會
由於現在人才越來越搶手,所以我所分享的範例會更強調雇主品牌的行銷,有別於一般傳統的信件內容

信件種類包含
– 面試邀約
– 面試安排通知

 
 

面試邀約信件

 
  • 信件內需要呈現的資訊清單

  • 招呼語

    跟寫Mail一樣,開頭要先打招呼,依公司文化/習慣不同,可以使用不同的招呼語
    例如: 您好、Hi、Hello

    小撇步: 在招呼語的後面,複製貼上求職者的名字
    這個小撇步看起來沒甚麼,但是大多數的企業在初次接觸求職者時,真的很少人願意多做這一步

  • 告知你是誰

    招呼語後,要告知你是哪家公司的誰,可以自行判斷要不要提供職稱

  • 簡短介紹公司

    用一句話簡單說明公司的屬性、背景
    例如,是甚麼產業、是某某集團底下的子公司、是某某外商的台灣分公司、公司主要產品是甚麼甚麼
    請選擇你覺得寫出來最吸引人看下去的、比較知名的

  • 簡短敘述目前在找的職缺 / 對方哪裡符合 (為何想邀約面試)

    用一句話敘述你想邀約他面試的職缺是甚麼
    敘述職缺的方式,大多數的企業都只有直接告知職稱

    小撇步 : 也可以從技能面、資格條件下手
    我自己都會看求職者的履歷背景來決定
    如果是新鮮人,沒有實務經驗,我會用直接用職稱來告知我要邀約他面試甚麼職務,或是 “對從事OO職務有興趣的人才”
    如果是同業的人才,我會寫說 “在找跟你一樣有OO經驗的人才”
    如果是符合相關技能的,我會寫說 “在找會OO的人才”

    這樣可以提升求職者對雇主品牌的好感,可以讓求職者知覺到這家公司是有看過他的履歷才邀約他面試的

  • 告知你的期望

    介紹完你要邀約面試的職缺後,可以接著告知你希望他幹嘛,是要回電、還是提供聯絡方式、還是直接進入面試

    以下範例
    若希望回電、接電話
    -因方才與您電話聯繫未果,煩請提供您方便通話的時段

    若希望對方提供聯絡方式 (目前人力銀行可以讓求職者選部分開放,所以企業看不到電話)
    -因無法與您聯繫,希望能有機會與您通話進一步介紹職缺細節

    若希望直接約面試
    -想邀約您進行面談,讓您有機會更認識我們,煩請回覆您方便面試的時段

  • 小撇步: 簡短敘述能吸引他的地方

    這個部份可以被放在兩個位置

    第一個位置是
    介紹完你要邀約面試的職缺之後,也就是告知你的期望之前,一樣用一句話介紹的方式
    在這個位置,建議是寫跟這個職務相關的,例如,如果是找攝影師,可以說 “公司有自備攝影棚與剪接室”,之類的
    或者是,可以說這個職務的未來發展,例如 “該職務被定位為儲備幹部”,之類的

    第二個位置是
    告知你的期望之後,可以在下一個段落用條列的方式,就可以介紹比較多吸引人的內容,建議寫公司的福利或是特色
    可以用額外的小標題來呈現,範例如下

    [我們對員工愛的表現]
    -每年每人一萬元學習基金
    -每週一次水果日

  • 小撇步 : 留下公司介紹/報導/社群/產品連結

    這個小撇步,對於知名度低的小公司要吸引人才很有用
    在初次接觸求職者的時候,就附上公司的報導來讓對方知道你們不是默默無名,讓求職者安心
    如果報導內容是關於公司文化、福利的話,更加分
    如果公司產品、商業模式比較冷門的話,附上介紹連結也會讓求職者對公司有更多的認識,可以提升雇主品牌好感,也讓求職者知覺到公司招募的用心

    如果公司有在經營為了招募、雇主品牌形象的社群 (尤其是LinkedIn),附在面試邀約信件中,效果也很好
    還可以提升經營社群的績效 (流量、追蹤數),一兼二雇

  • 留下你的完整聯絡方式

    這個部份可留可不留,如果怕被求職者打擾的話,就簡單附個有職稱的簽名檔即可
    有留的話,求職者要打電話回去也比較方便

【面試邀約信件範例】

Hi  OO(求職者名字),我是 OO公司的人資-Miriam,本公司主要的產品是OO,目前組織在擴編招募和您一樣 OO 的人才,因無法與您聯繫,希望能有機會與您通話進一步介紹職缺細節,若有任何問題請不吝與我聯繫

[為什麼要加入我們]
– OOOO
– OOOOOOO

產品相關報導  :

Miriam Chen
mail : miriamc@
tel : 02-

回到頂端