在企業的管理現場與人資辦公室中，我們經常看到這樣的場景：每到月底計算薪資、排定排班表，或是每年年初進行各類所得扣繳申報時，HR 與行政同仁桌上總是堆滿了紙本資料，手指在計算機與鍵盤間反覆切換，深怕一個數字鍵入錯誤就引發勞資爭議或稅務罰則。
與此同時，許多團隊主管與企業主也在困惑：為什麼團隊天天加班處理數據，產出的報表卻無法協助經營層做出敏捷決策？答案往往出在最基礎卻最容易被忽視的硬實力「Excel 技巧」。很多人以為 Excel 只是單純的填表格工具，甚至習慣把資料塞在 Word 裡排版；但事實上，一套清晰、具備函數邏輯與結構化思維的表格，能幫企業省下高達 80% 的無效行政工時。
本次專訪邀請到 Instagram 追蹤突破 10 萬人的人氣創作者「Excel 菜鳥必修課」的 Coco！大學主修德文，是標準的純文組背景，卻憑藉著強大的自學能力與實戰經驗，從大學行政助教跨界成為遊戲業科技 HR，如今更全職經營自媒體、開辦線上課程與企業諮詢。本文將帶你深入 Coco 的成長軌跡，拆解人資、主管與企業主都該掌握的 Excel 技巧 與跨界思維！
純文組背景，如何靠自學成為Excel技巧專家？
Coco 大學就讀德文系，畢業後的第一份工作是回到母校擔任行政助教，在協助系所行政運作的過程中，她觀察到一個令人震驚的現象：許多即將踏入職場的大三大四學生，連最基礎的加減乘除或儲存格概念都不熟悉，甚至連基本的 Word 表格都排得雜亂無章。
看到即將畢業的學生對辦公軟體如此陌生，Coco 萌生了創立教學帳號的念頭。起初她以「菜鳥必修課」為名，輪流分享 Word、PowerPoint 與 Excel 的使用教學。在經營滿一年後，她敏銳地發現：在職場的實際運作中，超過 80% 的工作時間與決策依據都在使用 Excel；相較於報告用的 PPT 或文字編輯的 Word，Excel 才是真正決定日常工作效率與數據正確性的核心工具，於是她毅然決定將所有內容聚焦在 Excel 技能的深耕上。
實戰才是最好的導師：第一份實習帶來的震撼
談到學習的起點，Coco 分享她在大學四年級擔任行銷實習生時，主管直接給了她一個 VLOOKUP 函數的架構與一本厚厚的工具書，並告訴她：「出社會要進入職場，妳第一個要學會的就是 Excel。」對於一個討厭重複機械式作業的人來說，學會函數公式簡直是懶人的福音！只要設定好邏輯，電腦就能在幾秒內自動把資料對齊、計算完畢，產出一張完美的報表。
從那時起，她開始瘋狂觀看各類教學影片與案例，遇到任何問題就動手拆解公式。這份對效率的追求，不僅為她後續跨界進入人資領域奠定了堅實基礎，也成為她日後教學時能用淺顯語言解釋複雜邏輯的關鍵優勢。
為什麼「Excel技巧」是 HR 與管理職的必備戰略武器？
當 Coco 結束助教工作，準備投入民間企業時，她發現文組的薪資天花板往往受限。為了追求更高的薪酬與成長空間，她鎖定具備發展潛力的科技與遊戲產業，並以突出的 Excel 能力成功跨界進入遊戲代理商擔任全功能人資（Full-function HR）。
在第一線的人資工作中，她更深刻體會到：不會 Excel 的人資，每天都在被行政數據淹沒；而善用 Excel 技巧的人資，才能真正跨入管理層次。
- 勞健保、薪資計算與考勤排班的自動化
人資每個月都要處理龐大的員工工時、加班費計算、請假扣款與勞健保費用拆解。如果依賴人工逐筆核對，不僅耗時費力，更極易產生計算錯誤。
• 工時與差勤統計：善用日期與時間函數（如 NETWORKDAYS、TEXT）搭配邏輯判斷（IF、IFS），能自動過濾假日與加班時數。
• 薪資級距對應：利用 VLOOKUP 或現代的 XLOOKUP，自動根據員工投保薪資抓取正確的勞健保扣繳費率，徹底消除人工抄寫的疏漏。
- 年度大魔王：綜合所得稅扣繳申報
在人資職涯中，最讓 Coco 感到成就感的任務，莫過於每年 1 月農曆年前的「各類所得扣繳申報」。新創遊戲公司的制度剛起步，沒有前輩傳承經驗，她獨自研究國稅局線上研討會、研讀法規筆記，並運用進階的 Excel 技巧，將全公司一整年龐雜的薪資所得、兼職報酬、執行業務所得等資料庫撈出、清洗、加總校對，最後匯出符合政府申報格式的專用檔案。
- 跳脫行政思維：從勞方視角升級為資方經營視角
在擔任 HR 期間，Coco 也經歷了深刻的思維轉換。過去身為員工，總覺得資方為什麼在預算與福利上斤斤計較；但實際走過薪酬管理與招募後，才發現 HR 必須站在經營層的高度思考：
• 招募成本與人才產出：招募不能只看履歷人數，更要看進來後的人效與適配度。
• 人力成本佔比：人事費用到底佔了整體營運支出的幾成？多開一個職缺會對現金流造成什麼影響？這些全都需要依靠精確的數據報表來說話。
30 秒短影音爆紅背後：極致打磨內容的「產品經理思維」
在短影音興起之前，Coco 也是以多頁圖文為主，當她觀察到影音演算法的趨勢時，便果斷嘗試跨入短影音領域。從 0 追蹤到突破 10 萬粉絲，Coco 的帳號在短短時間內直線竄紅，看似短短 30 秒的短影音，背後卻藏著驚人的時間投入與專業堅持。
很多人以為做教學短影音很簡單，隨手螢幕錄影即可，但 Coco 的製作流程極其嚴謹：
- 設計貼近真實的情境範例：拒絕使用假大空的英文字母或無意義代號，堅持設計貼近職場真實場景的範例表格（如業績清單、考勤記錄、庫存表）。
- 極致簡化操作步驟：將原本需要點選多次的繁瑣流程，提煉成 3 步驟以內的極簡動作，確保受眾能在 30 秒內毫無壓力地吸收核心重點。
- 自帶旁白與視覺細節：為了讓教學更有辨識度與親和力，她捨棄了千篇一律的 AI 語音，堅持親自配音；同時對表格配色、字體大小與游標動線有著極高的強迫症要求，確保讀者在手機螢幕上也能看得一清二楚。
走出低潮與危機：創作者與管理者的心態修煉
在累積 10 萬追蹤的路上，Coco 並非一帆風順。她曾遭遇被白嫖免費諮詢、被同業惡意抄襲等挫折，這些經歷也讓她磨練出更成熟的商業與心理素質。
- 免費與付費的界線：建立健康的服務機制
初期為了推廣 Excel，她熱心為所有私訊提問的網友免費解題。然而，隨著諮詢量暴增，她遇到網友丟了一整份作業或考試題目、連續追問一小時，在獲得解答後卻連一句感謝都沒有，甚至在委婉拒絕進一步免費輔導後直接封鎖她。 這次經驗讓她意識到：專業知識是有價值的。她隨後建立了明確的收費諮詢方案，將服務正規化為三大模式：
• 一對一付費諮詢：依據難易度提供專屬解題方案。
• 線上直播培訓：針對零基礎新手開辦小白入門班與樞紐分析實戰課。
• 企業端（B2B）表格客製化改造：協助中小企業梳理營運流程、設計自動化函數與公式。 - 面對抄襲的轉念：走在前面的人永遠無法被超越
當帳號聲量變大後，她曾遭遇同業創作者直接複製其文案、腳本甚至語氣口吻。在溝通無果、對方甚至辯稱「是妳的文案寫太好進入我潛意識」之後，Coco 選擇迅速調整心態，與其浪費情緒在不值得的人身上，不如把這股動力轉化為自我提升的養分，讓自己跑得更快、產出更高質量的內容，讓對方永遠追不上。
提升組織人效：人資與主管不可不知的「Excel 技巧」四大維度
若要將 Coco 的實戰經驗落地到企業內部，HR 與管理主管應著重建立以下四大表格管理思維：
| 【傳統低效表格思維】 | 【現代高效管理表格】 |
| 各欄位混雜文字與數字 (無法計算) | 嚴格區分「資料庫」與「展示報表」 |
| 手動剪貼、複製跨工作表資料 | 善用 XLOOKUP / INDEX MATCH 動態關聯 |
| 人工逐筆肉眼核對數據 | 導入「條件式格式」自動標記異常值 |
| 每次統計都要手動篩選加總 | 運用「樞紐分析表」一鍵產出多維度營運報表 |
1. 規範資料錄入標準（Data Hygiene）
許多企業報表跑不動，是因為源頭資料不乾淨。善用「資料驗證（Data Validation）」功能製作下拉式選單，統一部門名稱、員工編號與日期格式，避免同仁輸入錯別字或全半形混雜，為後續函數分析打好基礎。
2. 必備核心查詢與邏輯函數
XLOOKUP / VLOOKUP：跨表查詢必備，能快速將員工基本資料、薪資級距與考績等第對齊。
SUMIFS / COUNTIFS：多條件加總與計數，能在幾秒內統計出特定部門、特定職等的加班總時數或薪資總額。
3. 用樞紐分析表（Pivot Table）解放主管的分析大腦
不要再手動分類畫表！將規範好的資料庫一鍵轉換為樞紐分析表，主管可以隨意拖拉「部門」、「月份」、「成本項目」等維度，瞬間產出動態交叉分析報表，一眼看出哪一個事業部的加班費異常超標。
4. 善用「條件式格式」建立視覺化預警
透過顏色標記（如紅黃綠燈），讓系統自動標註「即將過期證照」、「特休未休天數過多同仁」或「預算超支項目」，讓管理從被動救火轉為主動預防。
掌握數據工具，讓專業發揮真正價值
從純文組助教到 10 萬人追蹤的知識創作者，Coco 的職涯展現了工具力所帶來的巨大複利。
對於人資與管理同仁而言，學習Excel 技巧絕非只是為了把表格做得漂亮，而是為了從重複繁瑣的行政泥淖中解脫，將寶貴的時間投入到更有溫度的同理溝通、組織人才布局與企業戰略推動上；對於企業主而言，推動全員數據素養與表格標準化，更是以極低成本提升組織整體人效、降低隱形營運浪費的最強槓桿！更多內容歡迎收聽 《不只是人資》Podcast 頻道！
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我是 Miriam，是一位講師、人資顧問，同時也在經營自媒體，分享職涯成長思維與人資顧問日常，讓人資，不只是人資。從企管全面下手，致力凸顯人資工作價值，給予螢幕前的你，可立即應用的方法，而不是空談。